title: "Plantilla XLSX para tu gestoría — qué debe contener y cómo no volverla loca" slug: "plantilla-xlsx-gestoria-que-debe-contener" description: "Qué columnas y hojas debe tener un XLSX mensual para tu gestoría, con plantilla descargable y un ejemplo real." date: "2026-04-02" updated: "2026-04-02" author: "Equipo What The Factura" category: "Guías" tags: ["gestoría", "xlsx", "plantilla", "contabilidad", "autónomos"] keywords: "plantilla facturas gestoría, plantilla excel contabilidad autónomo, xlsx facturación gestoría, qué entregar a la gestoría"
Si trabajas con una gestoría, el ritual es mensual: tú le mandas los papeles y los datos, ella te devuelve el IVA y el IRPF con un número. Y lo que le mandes — cómo lo mandes — marca la diferencia entre una gestoría contenta que te cobra lo normal, y una gestoría exasperada que te cobra "hay que dedicarle tiempo extra".
Este artículo explica qué columnas y hojas debe tener el XLSX que le pasas. Es un estándar no escrito pero bastante consolidado en España. Al final tienes una plantilla descargable.
El problema
Las gestorías reciben datos de sus clientes en los formatos más creativos del mundo:
- Un Excel con cuatro columnas: "fecha, concepto, cantidad, IVA" (mejor que nada, pero les falta información crítica).
- Una carpeta ZIP con 47 PDFs y ningún resumen.
- Un Word con una lista y los PDFs adjuntos en otro mensaje.
- Un mensaje de WhatsApp: "Tengo estas facturas este mes, ¿qué hago?"
Cada uno de estos formatos aumenta el tiempo que tu gestoría dedica a ti, y por lo tanto, aumenta lo que te va a cobrar (o, peor, te cobrará lo mismo pero el margen es tan bajo que dejará de atenderte bien).
El formato óptimo es un XLSX con dos hojas y un ZIP con los PDFs originales como respaldo. Simple, estándar, funciona en cualquier software contable.
Estructura de la plantilla
Hoja 1 — Facturas emitidas
Una fila por factura que hayas emitido tú a tus clientes. Columnas mínimas:
| Columna | Ejemplo | Notas | |---|---|---| | Fecha | 2026-03-14 | Formato ISO (AAAA-MM-DD). Es el que entienden todos los programas. | | Número | 2026-031 | El número de tu numeración oficial. Tiene que ser secuencial. | | Cliente | Peluquería Luisa SL | Razón social completa. | | NIF cliente | B12345678 | Obligatorio para clientes empresa. Para particulares no aplica. | | Base imponible | 850,00 | Sin IVA. Usa coma decimal, Europa. | | Tipo IVA | 21% | Indica el porcentaje aplicado. | | Cuota IVA | 178,50 | Calculada. Ahorra trabajo a la gestoría. | | Total | 1028,50 | Base + IVA. | | Forma de pago | Transferencia | Transferencia / efectivo / Bizum / TPV. | | Fecha de cobro | 2026-03-21 | Si ya te han pagado; si no, en blanco. | | Estado | Pagada | Pagada / Pendiente / Impagada. |
Si tienes retenciones de IRPF (por ejemplo, facturas a empresas por servicios profesionales), añade dos columnas más: Tipo retención (7% o 15% habitualmente) y Cuota retención.
Hoja 2 — Facturas recibidas (gastos)
Una fila por cada factura o ticket que hayas recibido y quieras deducir. Columnas:
| Columna | Ejemplo | Notas | |---|---|---| | Fecha | 2026-03-08 | Fecha de la factura, no la de pago. | | Número | A-2045-2026 | Número original del proveedor. | | Proveedor | Movistar Empresa | Razón social completa. | | NIF proveedor | A82018474 | Obligatorio. | | Base imponible | 50,00 | Sin IVA. | | Tipo IVA | 21% | | | Cuota IVA | 10,50 | | | Total | 60,50 | | | Categoría / concepto | Telefonía | Libre: combustible, suministros, telefonía, alquiler, material... | | Deducible | Sí | Sí / No / Parcial. | | % deducible | 100 | Para gastos mixtos (ej. vehículo al 50%). | | Medio de pago | Tarjeta | |
Igual que antes, si el proveedor es extranjero y hay operaciones intracomunitarias, añade una columna "Tipo operación" con valores como "Intracomunitaria", "ISP" (inversión del sujeto pasivo), etc.
Hojas opcionales (pero muy recomendables)
Resumen
Una tercera hoja con los totales:
- Total facturado (suma de bases y cuotas de emitidas).
- Total gastos deducibles (suma de bases y cuotas de recibidas).
- IVA repercutido − IVA soportado = IVA a liquidar ese periodo.
- Retenciones practicadas (las que te han retenido a ti en tus facturas emitidas).
Este resumen es lo que tu gestoría usa como primer check de si cuadra con sus propios cálculos. Si no se lo das, lo hace ella (y tarda).
Albaranes o notas
Si tu negocio maneja albaranes (ver nuestro artículo sobre conciliación de albaranes), una hoja opcional con el listado de albaranes asociados a cada factura mensual. No es obligatorio fiscalmente, pero tu gestoría lo agradece si alguna vez hay una inspección.
Errores típicos que hacen perder tiempo a tu gestoría
1. Fechas en formato inconsistente
"14/03/2026", "14-3-26", "14 de marzo" — todos en la misma columna. La gestoría pasa 10 minutos normalizando. Usa siempre formato ISO (AAAA-MM-DD), o al menos el mismo formato en toda la hoja.
2. Poner el total con IVA en la columna "base imponible"
Muy común. Si pones 60,50€ como base y luego otros 10,50€ como IVA, estás contando el IVA dos veces. La base de una factura es siempre sin IVA.
3. NIFs ausentes o mal copiados
Para Hacienda, el NIF es el identificador. Si falta, tu gestoría no puede declarar correctamente. Cópialo de la factura, no lo intuyas.
4. Mezclar facturas de distintos meses en la misma hoja
Una hoja = un mes. Si mandas 3 meses juntos, sepáralos en hojas distintas o usa una columna "Mes".
5. PDFs sueltos sin numeración
Si entregas los PDFs, numéralos igual que aparecen en tu Excel: 2026-031_peluqueria_luisa.pdf. La gestoría necesita poder cruzar rápido el Excel con el adjunto.
6. Olvidar los tickets
Los tickets de combustible, comidas de trabajo, material pequeño... son gastos deducibles. Si no los mandas porque "son pequeños", estás regalando dinero al fisco. Mételos en la hoja de facturas recibidas aunque sean de 8€.
Cómo lo genera What The Factura
El XLSX de la gestoría se genera automáticamente a final de cada mes desde tus datos:
- Emites y recibes facturas durante el mes como de costumbre (por email, foto, arrastrar).
- El día 1 del mes siguiente, pulsas "Generar XLSX de gestoría".
- Descargas un fichero con las 3 hojas (Emitidas, Recibidas, Resumen) ya rellenas, en formato estándar.
- Se lo pasas a tu gestor por email o subido a su portal.
Tiempo total: 30 segundos. Sin copiar, sin pegar, sin revisar uno por uno.
Descarga de plantilla
Hemos preparado una plantilla XLSX en blanco lista para usar como referencia manual. Tiene las tres hojas (Emitidas, Recibidas, Resumen), con cabeceras, formato de celda correcto y tres filas de ejemplo en cada hoja.
Descargar plantilla-gestoria.xlsx →
Si la usas a mano, adáptala a las peculiaridades de tu gestor — algunos quieren columnas adicionales (por ejemplo, el número de cuenta contable). Pregúntale y añade las que te pida.
Conclusión
El XLSX mensual es el idioma común entre tú y tu gestoría. Si está limpio y sigue el estándar, tu gestor cobra lo mínimo y presta atención a lo importante. Si está sucio, sus minutos con tu caso son más caros, y los errores aumentan.
Dedica una vez una hora a tener una buena plantilla (o usa un software que la genere). La diferencia se nota cada mes del resto de tu vida como autónomo.